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企业合同法律风险防范实务
2013/12/30 13:52:00      来源:《中国安防》    作者:刘贵才 广东财富东方律师事务所
企业间的经济往来主要是通过合同形式进行的,合同对企业经营的重要性不言而喻。合同既可以成为产生风险的源头,也可以成为维护企业利益的依据。企业众多法律风险中,合同法律风险是企业最频繁面临的法律风险,合同法律风险极易引致纠纷、诉讼,导致企业蒙受巨额损失。所以,企业能否对合同实施有效管理,防控好合同风险,是企业经营管理成败的一个重要因素,对企业生存和发展意义重大。

  企业间的经济往来主要是通过合同形式进行的,合同对企业经营的重要性不言而喻。合同既可以成为产生风险的源头,也可以成为维护企业利益的依据。企业众多法律风险中,合同法律风险是企业最频繁面临的法律风险,合同法律风险极易引致纠纷、诉讼,导致企业蒙受巨额损失。所以,企业能否对合同实施有效管理,防控好合同风险,是企业经营管理成败的一个重要因素,对企业生存和发展意义重大。

  一、合同法律风险的概念及表现


  合同法律风险是指在合同订立、生效、履行、变更和转让、终止及争议解决过程中,因合同约定内容或当事人履行合同时的作为或不作为等,所导致合同当事人一方或双方利益损害或损失的可能性。


  在很多企业领导的意识里,业务发展是唯一的要务,他们的合同风险意识很淡薄,不注重自身合同权益的保护。尤其是中小企业,为了能拿到订单,往往会忽视合同风险管理或在合同利益上做出重大让步,具体表现在:


  (一)风险防范意识差


  一些企业签订合同时不重视对对方资信的调查了解,没有审查对方的法人营业执照或自然人身份证、授权委托书、履约能力等,容易碰到合同欺诈或"老赖",收不回货款。有一些企业没有建立有效的合同管理制度,合同资料和履行合同的凭据保管不善,由于证据不足,一旦发生纠纷时不能有效维护自己的合法权益。另外对业务员的授权不明也是容易引发纠纷的原因之一。有的企业没有明确的授权制度,有的业务员超越授权范围或未经授权便对外签订合同,按照法律规定,这些合同所产生的法律责任是由企业来承担的。


  (二)合同条款过于简单、双方权利义务不清


  许多企业在经济交往中,也注意签订相关的合同,但对合同的内容却重视不够。相关的交易内容只有业务员才清楚,合同的内容过于简单,合同条款约定的意思不明确、不具体,未能详细约定清楚双方的权利义务,如合同对方缺乏诚信或由于业务员流动,则容易导致双方发生争议。


  (三)合同签订行为不规范


  很多企业在签订合同过程中,存在通过传真、电子邮件方式签订合同;或合同只有对方员工签字而未加盖公司公章;或加盖的是项目章或部门章;或只在合同尾页签字盖章,却没有签订骑缝章;或合同需要到政府有关部门办理备案或登记手续却未及时办理。这些不规范的行为,会导致合同效力产生问题,使对方毁约有机可乘。


  (四)合同履行监控制度不完善


  合同的履行是一个动态的过程,包括签约、交付、验收、结算等环节。为保证合同能够得到有效执行,保证企业的正常运转,一些中小企业也建立了相应的合同管理机构,但由于和各业务职能部门分工不明或协调问题,或合同台账、档案制度不健全,致使合同履行管理存在不到位的情况,合同未能按约定的内容完全执行。如发生业务员未按照合同约定履行公司义务,或没有按照合同约定行使自身权利,从而给企业造成损失。

 

  二、企业如何防范合同法律风险


  合同管理包括合同的审批与签订、履行、变更、终止、违约处理等全过程,合同管理的全过程都存在着法律风险,所以企业的合同管理也应当是自始至终的全过程、全方位的管理。合同管理应做好如下几项工作:


  (一)建立健全合同管理制度


  要使合同管理规范化、科学化,首先要从完善制度入手,制定切实可行的合同管理制度,使管理工作有章可循,为防范法律风险提供制度保证。合同管理制度的主要内容应包括:合同的归口管理,合同对方资信调查、签订、审批、会签、登记、备案,法人授权委托办法,合同示范文本管理,合同专用章管理,合同履行管理,诉讼事务管理,合同管理奖惩等。企业通过建立合同管理制度,做到管理层次清楚、职责明确、程序规范,从而使合同的签订、履行、考核、纠纷处理都处于有效的控制状态。


  (二)建立专门合同管理部门


  由于合同本身的特征,涉及大量的法律专业问题,决定了合同管理工作不同于企业内部的生产人事、财务等管理工作,已超越了企业自身的界限,使之成为一种受法律规范调整的社会关系,不具备法律专业知识的人无法有效承担企业合同管理的职责。因此,企业应专门成立法律顾问部门,来统一管控公司的合同法律风险。


  (三)建立公司法务人员参与重大合同项目的研究决策机制,提高项目研究过程中法律风险的防范


  法律风险防范工作,重在事前防范。而做好事前防范,则需要法务人员能提前参与到合同事务中,清晰了解整个项目的运作,法务人员越早介入,风险防范的严密性才会越大。因此,对影响较大、标的额较大的重大项目,企业应建立相应机制,让法务部门参与的程度和过程更深入和更全面,为企业重大经营项目和合同法律把关发挥积极的作用。


  (四)加强培训教育,提高合同法律意识


  合同管理人员的业务素质的高低,直接影响着合同管理的质量。企业应借助各种平台和资源,对企业合同参与人进行合同法律知识的学习培训。通过学习培训,使合同管理人员掌握合同法律知识和签约技巧,提高了合同法律意识,才能有效防范公司法律风险。

 

  三、企业合同风险管理操作实务


  (一)做好合同对方的资信调查,建立信用等级评价


  了解合作对方的基本情况,有助于在签订合同的时候在交易条件上采取相应的防范,减小或避免风险的发生。


  1.企业可以制定签约主体资信调查制度


  企业在建立交易合作关系之前,应通过各种渠道详尽了解客户的工商登记情况、资质、财务状况、行业信誉等信息。同时在合同的履行过程之中,也要随时收集对方主体资格变更、财务状况变化等情况,视其履约能力及时做出相应的调整。


  调查了解的具体内容包括:(1)履约能力。财产状况的调查:注册资金、实有资本、其他形式的财产;生产能力的调查:厂房、设备、原材料、生产规模、技术水平、交货能力;经营能力的调查:经营金额、销售渠道、市场竞争能力的强弱。(2)履约信用。经营历史、经营作风、客户的评价、与金融机构、政府间的关系等。


  2.对方签约资格的审查


  我国法律对某些行业的从业资格做了限制性规定,没有从业资格的单位和个人不得从事特定的业务,否则会导致合同无效。如法律对合同项目资质有要求的,在签约前应对合同对方有无相应资质进行审查,以避免产生合同效力问题。


  3.建立信用等级评价


  根据调查结果进行客户档案管理,对合作关系良好,在合同履行过程中诚实守信的合同当事人建立诚信客户档案,对信誉差、履约能力低、双方曾发生过矛盾甚至诉讼的,在企业内部进行警示,与之发生业务时严加防范,并据此调整对其的交易方式。


  (二)合同条款的审查


  法律风险属于可认知、可控的风险,因此要"防患于未然"。现在的合同纠纷很多都源于合同订立时埋下的隐患,如在事先进行必要的审查,风险是可以避免的。企业应做到所有业务合同都应当采取书面的形式订立。订立合同时,要力争做到用词准确,表达清楚,约定明确,避免产生歧义。对于重要的合同条款,要仔细斟酌。对合同条款的审查,不仅要审查文字的表述,还要审查条款的实质内容。例如以下常见于企业间买卖合同的条款:


  1.规格条款:对于多规格产品尤其要注意,在与客户协商的时候,要对各型号产品的具体规格做出说明,同时详细了解客户的需要,避免供需之间出现差错。


  2.质量标准条款:要明确约定产品质量标准,并约定质量异议提出的期限。同时应认真审查合同中约定的标准和客户的需求是否一致。


  3.包装条款:对于产品需要的特殊包装要求应当予以重视和明确。


  4.交付方式:货物交付地点、运输方式、运费的承担等应作详细约定。此外,合同中应列明收货方的经办人的姓名,尽量让收货方加盖公章确认。这样做的目的是防止经办人离开后,对方不承认收货的事实,给诉讼中的举证带来困难。


  5.付款条款:应明确约定付款的时间和条件。模棱两可的约定会给合作方找到拖延付款的理由。


  6.违约责任条款:应当注意审查有无不平等的违约责任条款和违约责任条款是否清楚、可操作。


  7.争议处理条款:(1)约定诉讼管辖地,尽量争取在企业所在地法院或中立的第三方解决合同纠纷,以减少企业诉讼成本和风险。(2)如果采用仲裁的方式,仲裁条款要明确约定某一个仲裁机构,而且该仲裁机构必须客观存在,否则将导致条款无效。


  8.货物所有权保留。对于初次合作或资信不佳的合同对方,可约定货物所有权保留,在对方付清货款前,货物所有权仍归供货方所有,将收货款的风险尽量降低。


  (三)合同签订时的注意事项


  主要有四个方面:1.合同对方应加盖其单位的公章,或者合作方的经办人应提供加盖了其单位公章的签约授权委托书。2.加盖的公章应清晰可辨。3.合同文本有修改的,应由双方在修改过的地方盖章确认。4.及时归档保管合同资料,以免丢失。


  (四)合同履约管理


  1.负责签约的部门应向负责具体履约的业务部门和财会部门进行合同内容交底,对合同主要履行内容进行专门提示,以利于合同的正常及时履行。


  2.负责具体履约的业务部门,在合同履行过程中应及时做好相关送货、安装验收等工作,前及时保管好相应的合同履行凭据。


  3.密切注意客户的一些异常情况变化,以便及时采取相应救济措施;对已经签订合同的,为减少相对方履约能力降低给企业带来的风险,当发现对方经营状况严重恶化、转移财产、抽逃资金,丧失商业信誉或可能丧失履行债务能力等情形时,可以中止履行合同,如果对方在合理期限内不能恢复履行能力并且未提供适当担保的,企业可以解除合同。


  4.在合同履约过程中,对方未按合同约定履行的,应及时通过书面方式向对方主张合同权利,经协商不能解决的,应在诉讼时效内寻求法律途径解决。


  前已述及,合同管理有利于维护企业的合法利益,要做好合同法律风险防控工作,必须做好事前控制工作,将合同风险降到可控范围。科学合理的业务流程设置以及相应的内部控制措施安排是企业正常运营、实现销售目标的重要前提和保证。企业应针对每一业务环节可能的风险和管理中可能的漏洞,建立并落实有效的控制并不断加以完善。因此,企业必须重视对自己内部法律防控体系的建设,必要时应寻求法律专业人士的帮助,方能防患于未然,为企业的健康发展保驾护航。

编辑:肖潇
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